Performance support – koniec szkoleń systemowych?

Specjalizacja e-learningowa cały czas się poszerza. Już nie wystarczy znać podstawy administracji Moodle’a i stworzyć kurs w Articluate Studio. Z jednej strony pojawiają się cały czas nowe technologie, z drugiej jest co raz większe parcie ze strony biznesu na mierzenie efektywności naszych działań i dopasowań rozwiązań do zmieniającego się społeczeństwa i rynku. Jeszcze niedawno wystarczyło śledzić kilka blogów, przeczytać książki tzw. kanonu e-learnatury i można było błyszczeć w salach rekrutacyjnych:)

„Łatwo” się skończyło!

Każdego dnia, gdy zaglądam na fora dyskusyjne, pojawia się na nich tyle nowych tematów i publikacji, że nie jestem nawet w stanie ich nawet pobieżnie przeskanować. Musimy nauczyć się dobrze zarządzać swoim czasem. Jedni dzielą zadania na MUST/NICE TO HAVE, inni na pilne i mniej pilne, Ci po szkoleniach dzielą je zgodnie z macierzą Stephena Coveya, a ostatni nie mają czasu na zarządzanie czasem i robią wszystko jak leci:)

Jako inspiracje w tym temacie polecam Wam TEDxa

Okazuje się jednak, że niektóre nowe technologie mogą pomóc zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność nie tylko naszą, ale przede wszystkim naszych pracowników. Chciałbym Wam zaprezentować pojęcie Performance Support (PS) i wspierające je rozwiązania informatyczne.

Podstawową PS jest „moment potrzeby„. Zastanówcie się kiedy sięgacie po wiedzę?

Możemy wyróżnić przynajmniej 5 takich sytuacji

1. Kiedy uczymy się czegoś po raz pierwszy,
2. Kiedy chcemy pogłębić nasza wiedzę,
3. Kiedy próbujemy ją wdrożyć lub coś sobie przypomnieć,
4. Kiedy pojawia się problem, albo coś wydarzyło się niezgodnie z planem/oczekiwaniami,
5. Kiedy coś się zmienia i musimy znaleźć nowy sposób poradzenia sobie z sytuacją.

Pierwsze dwa punkty testujemy właśnie teraz na Was:) W standardowych sytuacjach w biurze, załatwimy je materiałem informacyjnym lub szkoleniowym. W pozostałych trzech punktach sięganie wyłącznie do szkoleń (nawet w formie microlearningowej) jest zbyt czasochłonne i powoduje spory spadek efektywności pracowników (trzeba się oderwać od pracy, czegoś poszukać, sprawdzić i wrócić do zadania). Tutaj wkracza (na Polskim rynku powoli:) Performance Support.

Co to jest?

Spójrzcie na poniższa ilustrację. Dzieli ona proces dojścia pracownika do oczekiwanego poziomu kompetencji na 3 etapy – trening, transfer wiedzy na stanowisku pracy i utrzymanie. Wychodząc ze szkolenia już po kilku dniach, jeżeli nie mamy od razu możliwości wykorzystania nowo zdobytej wiedzy, zapominamy praktycznie większość tego czego się nauczyliśmy. Później po jakimś czasie próbujemy odtworzyć te informacje z podręcznika, od kolegów, dzwonimy na service desk – tracimy czas.

Performance support znacznie skraca proces osiągnięcia wymaganej kompetencji. W jaki sposób?

Czym się charakteryzuje?

Słowem klucz jest KONTEKST. Nowoczesne rozwiązania informatyczne wspierające PS, są zaimplementowane w środowisku pracy pracownika, doskonale wiedzą co w danej chwili robi i dostarcza tylko niezbędną wiedzę” – w ciągu dwóch kliknięć lub 10 sekund” (niezłe hasło reklamowe:) Nie jest to żadna forma formalnego materiału szkoleniowego, e-szkolenia, warsztatu itp. Trzy główne cechy, które je charakteryzuja to:

• wspomniana już przeze mnie kontekstowość
• zaszycie w procesie wykonywanym przez pracownika
• niezbędność przekazywanych informacji w danym czasie – ani mniej, ani więcej

Jak to działa w praktyce?

Najczęściej przyjmuje formę asystenta zainstalowanego na komputerach użytkowników – mała aplikacja działająca w tle. Gdy uruchamiacie jakieś narzędzie, system, serwis internetowy, ona monitoruje Wasze działania i szuka w swojej bazie materiałów lub procesów powiązanych z Twoim bieżącym zadaniem. Otwierasz system do rejestracji faktur, a w małym okienku dostajesz listę powiązanych procesów np. rejestracja faktury, edycja faktury, usunięcie faktury (robi się takie rzeczy?:) Tylko te, które dotyczą strony, na które jesteś, żadnych dodatkowych, nic nie trzeba wpisywać ani wyszukiwać. Klikamy wybrany proces i UWAGA..narzędzie prowadzi nas za rękę – jak na symulacji systemowej – zaznacza ramką kolejne przyciski, zakładki, które musimy wybrać, pole, które mamy wypełnić, waliduje czy wpisaliśmy poprawne dane, a w niektórych przypadkach potrafi nawet zrobić część roboty za nas. Wszystko to dzieje się na żywym systemie…bez jakichkolwiek zmian programistycznych, niezależnie od typu (Powerpoint, SAP, przeglądarka..) i technologii w jakiej wykonano dane narzędzie.

There is more!

Oprócz wspierania użytkownika przy wykonywaniu jakiejś czynności na komputerze, potrafi też monitorować cały proces pomiędzy rożnymi narzędziami. Przykładowo w naszej aplikacji fakturowej na jakimś etapie wymagana jest akceptacja przełożonego. Asystent nie tylko nas o tym poinformuje, pokaże krótki materiał informacyjny na temat limitów kosztowych, ale otworzy naszą skrzynkę, wrzuci w nią szablon maila, wpisze odpowiedni adres mailowy i poprosi o kliknięcie Wyślij. Magia!:)

..and more!

Tworzenie procesów pod asystenta jest banalnie proste – wszystko się „wyklikuje” na ekranie, a gotowy materiał można dodatkowo zapisać jako manual systemowy (sformatowany pdf ze zrzutami i opisem kroków), e-szkolenie w formia SCORM lub HTML, a nawet test, w którym użytkownik musi przejść samodzielnie przez jakiś proces i otrzymuje feedback.

PS vs szkolenia systemowe

Co w takim razie ze szkoleniami systemowymi, które do tej pory tworzyliśmy na potęgę przy każdym wdrożeniu informatycznym? Pozostaną, ale według mnie w dużo mniejszym zakresie. Nie ma potrzeby robienia materiałów pod każdą funkcjonalność – wystarczy materiał wprowadzający, pokazujący główne obszary i jak poruszać się po systemie. Resztą zajmie się PS.

Benefity?

Oszczędność czasu pracowników (dostają niezbędne informacje od razu) = większa efektywność = zyski/oszczędności dla firmy. Przykładowo jedna z dużych firm konsultingowych osiągnęła  ponad $8 tyś. oszczędności per osoba na pracownikach, którzy po wdrożeniu PS poświęcali średnio o 2,4h mniej czasu na szukanie potrzebnych informacji.

Jeżeli Was zaintrygowałem, nie wierzycie, uważacie, że mnie opętało, zestarzałem się i bredzę, zachęcam do kontaktu i wymiany doświadczeń:)

Chcecie poszerzyć swoją wiedzę w tym temacie?:) Polecam Wam serię artykułów na learningsolutionsmag.com

Do zobaczenia wkrótce!

 

Reklama