Przemyslenia powdrożeniowe część 1

Jestem świeżo po wdrożeniu dużego, korporacyjnego LMS-a. Przeżyłem długi proces analizy i przygotowań, uczestniczyłem w powstawaniu umowy przypominającej grubością encyklopedię PWN, a następnie we wdrożeniu, testach i tworzeniu materiałów szkoleniowych. Ostatni tydzień spędziłem na słuchawce pomagając  użytkownikom oswoić się z nowym systemem. Jednym słowem było Super!:) Mam nadzieję, że będę miał jeszcze okazję brać udział w tego typu projektach.
Teraz gdy trochę opadło napięcie (i bitewny pył:)chciałbym się z Wami podzielić moimi doświadczeniami, które zdobyłem przez ostatni rok.
Scenariusz wdrożenia niby jest wszystkim znany. W sieci znajdziemy wiele materiałów opisujących poszczególne kroki. Zbieramy przedstawicieli (z odpowiednia rangę) z działów, które będą korzystać z systemu bądź go później utrzymowaćserwisowaćrozwijać (jeżeli ustaliliśmy to już wcześniej, jeżeli nie to pozostaje nam jeszcze kampania marketingowa e-learningu w naszej firmie:). Rozmawiamy z nimi o projekcie i jego celu, zbieramy informacje zwrotną i tworzymy listę naszych wymagań. Brzmi trywialnie, ale trywialne nie jest. Jak coś pominiemy to później będziemy musieli płacić za dodatkowe rzeczy, jak wpiszemy rzecz zbędne to niepotrzebnie wydłużymy projekt. Powinniśmy się skupić na najważniejszych funkcjonalnościach, które są nam niezbędne. Na szczegóły przyjdzie czas później. Niech nas nawet nie kusi myślenie w stylu „takie coś mogłoby się przydać za parę lat” bo wtedy nasz projekt potrwa tyle czasu:)
 Pierwszą poważną decyzją, którą musimy podjąć to czy mamy zamiar korzystać z rozwiązań open sourcowych czy komercyjnych. Mimo wielu zdań na ten temat, ja pozostaje przy moim zdaniu, że jeżeli chodzi o średnie i duże firmy to e-learningowy open source się nie sprawdza. Dlaczego, możecie przeczytać między innymi w tym artykule.
Po tej decyzji, musimy znaleźć dostawcę, którego system spełni wszystkie, a przynajmniej większość naszych wymagań. Nie dajcie się zwieźć kolorowym prezentacjom i zapewnieniom przedstawicieli, że „to da się bez problemu dorobić”. Może i się da, ale my mamy określony czas i budżet na ten projekt. Interesują nas rozwiązania, które już teraz możemy wykorzystać. W prezentacjach muszą uczestniczyć osoby zainteresowane i przedstawiciele naszych użytkowników. Oszczędzi nam to później mnóstwo pytań w stylu „Czy tego przycisku nie można umieścić z prawej strony?” a dodatkowo zauważyłem, że praktycznie każdy lubi się powymądrzać:) Nie zapomnijmy o sekcji bezpieczeństwa w naszej firmie. Jeżeli nie będziemy z nią współpracować to może się okazać, że przed godziną 0 powiedzą, że to nie może tak działać bo jest niezgodne z procedurą…No i wtedy du..mamy problem:) Warto także dokładnie wybadać osoby prezentujące nam system, gdyż jest duże prawdopodobieństwo, że będziemy później z nimi współpracować przy wdrożeniu. Parę pytań o Common Cartridge  powinno nam pomóc w zorientowaniu się czy mamy do czynienia z profesjonalistami:)
Jeżeli znaleźliśmy system, który spełnia wymagania, polecam się z nim bardzo dokładnie zapoznać. Ja widocznie nie zrobiłem tego wystarczająco dokładnie bo wczoraj trafiłem w systemie na taką opcję, która…niewiadomo co robi:) Większość firm udostępnia swoja platformę potencjalnym odbiorcom, aby mogli ją przez parę tygodni przetestować. Bardzo ważna w tym momencie jest współpraca z resztą zespołu. Musimy wyłapać wszystkie rzeczy, które według nas wymagają zmiany. Trzeba być mega dokładnym – rozmieszczenie przycisków, wyświetlane elementy, nawet kolor i wielkość czcionki jest ważna. To jest czas na ustalenie szczegółów. Jeżeli nie zrobimy tego teraz i nie uwzględnimy wszystkiego w harmonogramie dołączonym do umowy to później przy każdym pytaniu o zmianę jakiegoś elementu będziemy słyszeć o wydłużeniu projektu o X dni, a to się naszemu PM nie spodoba:) Efektem naszej współpracy z dostawcą powinien być dokument analizy biznesowej opisujący dokładnie wygląd, funkcjonalności, raporty, notyfikacje  uprawnienia i wszystkie najmniejsze szczegóły, które razem będą opisywały nasz finalny LMS. Warto posiedzieć nad tym dokumentem, bo później na jego podstawie będziemy sprawdzać jak nasz dostawca wykonał pracę domową:) no i będziemy mieć doskonałą dokumentację naszego systemu.
Gdy uzgodniliśmy już z dostawcą wszystkie zmiany, które chcemy wprowadzić nadchodzi długo oczekiwany czas rozpoczęcia prac deweloperskich. Można wstawiać szampana do lodówki:) Absolutnym wymogiem jest tutaj wprowadzenie systemu śledzenia błędów i zgłoszeń. Email i telefony są świetnymi środkami komunikacji, ale przy tak dużym projekcie po tygodniu już nie będziemy pamiętać o wszystkich naszych zgłoszeniach. Wraz z postępem prac -jeżeli mamy już jakieś działające moduły udostępnijmy go naszej grupie testowej. Ostatnią rzeczą, którą chcemy słyszeć po wdrożeniu systemu jest marudzenie użytkowników, dlatego warto ich włączyć w proces testów jak najwcześniej.
Na dzisiaj to tyle. Dalszy ciąg moich przygód postaram się opisać ASAP:)
 

Reklama